Behandling af persondata

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Dansk Amatør Orkesterforbund

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i medfør af persondataforordningen. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Dansk Amatør Orkesterforbund // DAO
c/o Jonas Viggo Pedersen, generalsekretær
Hampeland 16
DK-2700 Brønshøj

Telefon: (+45) 21 72 56 87
E-mail: info@daonet.dk
CVR: 14 88 34 36

Dato for seneste ajourføring af dokumentet:
04-08-2020

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

Jonas Viggo Pedersen, generalsekretær
Hampeland 16
DK-2700 Brønshøj
Telefon: (+45) 21 72 56 87
E-mail: info@daonet.dk

Lise Vestergaard Larsen, kasserer
Klarupvej 32
DK-9270 Klarup
Telefon: (+45) 51 21 72 40
E-mail: kasserer@daonet.dk

2. Hvad er formålene med behandlingen
  • Varetagelse af medlemsforhold og ansattes forhold, herunder
    • aktivitetsudøvelse
    • kommunikation
    • medlemsmøder
    • repræsentantskabsmøder
    • kontingentopkrævning
    • deltagerbetaling for ungdomsorkestrene, DM samt masterclasses
    • udbetaling af ansøgt støtte
  • Administration af foreningens eksterne relationer
  • Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Mailadresse
  • Telefon
  • Adresse
  • Bankkontonummer

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • CPR-nummer

4. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

  • Medlemmer
  • Ansatte
  • Frivillige

5. Hvem videregives oplysningerne til?
  • SKAT ved indberetning af udbetalte honorarer

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
  • Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om frivillige opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ansattes vedkommende opbevares oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
  • Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  • CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på følgende platforme:

  • dropboks
  • google drev
  • simply.com (webhotel for hjemmeside)
  • den til enhver tid gældende mail for generalsekretæren og kassereren

Disse er alle beskyttet af password. DAOs bestyrelse inklusiv suppleanter og generalsekretæren har adgang til disse.

Bogholder samt intern og ekstern revisor har adgang til bogføringsmateriale.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi AKKS og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT- systemer?

Vores IT-system kan følgende:

  • Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt